Aplikacije za upravljanje ekipe so odlične za ohranjanje vseh v skupini na isti strani glede organizacije. Z Asano lahko vodje učinkovito porazdelijo naloge in dodajo člane gostov v podporne ekipe, da zagotovijo dodatno delovno silo za svoje pomembne projekte.
Ne glede na to, ali vodite ekipo ali ste samo član, vam bomo povedali vse o obvladovanju projektnega vodenja in o tem, kako dodati goste v svojo organizacijo ali ekipo v Asani. Preberite, če želite izvedeti več.
Kako dodati goste v Asano
Asana podjetjem omogoča dodajanje novih članov, tudi če nimajo e-poštne domene. Ta funkcija je priročna za dodajanje novih sodelavcev posebnim nalogam ali dodajanje strank, ki bodo spremljale vaš napredek. Status gosta omogoča vsakomur brez e-pošte z domeno organizacije, da postane gost organizacije.
Skrbniki organizacij v Asani so osebe, ki so pooblaščene za povabilo in dodajanje gostov. Odločijo se lahko, kdo lahko doda nove člane, tako da izberejo, ali lahko nove ljudi v ekipo povabijo samo skrbniki, člani organizacije ali vsi.
Tako lahko povabite goste iz skrbniške konzole:
- Odprite Asano in kliknite gumb »Člani« v zgornjem desnem kotu.
- Dotaknite se gumba »Povabi člane«.
- Vnesite e-poštni naslov osebe, ki jo želite povabiti.
- V spustnem meniju izberite projekt, kateremu jih želite dodeliti.
- Potrdite s klikom na "Pošlji".
Tukaj so koraki za povabilo nekoga, da se pridruži projektu:
- Odprite Asano in projekt, kamor želite povabiti nove goste.
- Kliknite ikono »Člani« in odprlo se bo okno »Skupna raba projekta«.
- Nove člane ekipe ali goste lahko povabite tako, da vnesete njihovo ime ali e-poštni naslov.
Kako povabiti ljudi v svojo organizacijo
Najlažji način, da v svoje projekte povabite nove člane ali goste, je, da jim pošljete povezavo za povabilo, ki jo je mogoče deliti. Uporabniki Asane lahko te povezave delijo na številnih kanalih, kot so Slack, Microsoft Teams, e-pošta ali celo prek besedilnega sporočila. Povezave za skupno rabo so odlične za povabilo novih članov, e-pošta pa je najboljša za goste.
Če želite nekoga povabiti k projektu, morate narediti naslednje:
- Odprite Asano.
- Na levi stranski vrstici poiščite projekt, ki ga želite dati v skupno rabo.
- Kliknite gumb »Skupna raba«, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu.
- Izberite, ali želite nekoga povabiti po e-pošti ali prek povezave za skupno rabo.
- Kopirajte povezavo za skupno rabo projekta.
Če želite nekoga povabiti v ekipo, lahko to storite tako:
- Odprite Asano.
- Kliknite na ime svoje ekipe.
- Dotaknite se gumba »Povabi«.
- V pojavnem oknu se odločite, ali želite povabiti člane z e-pošto ali povezavo.
Dodatna pogosta vprašanja
Ali lahko v Asani ohranite projekte in naloge zasebne?
Da, v Asani imate popoln nadzor nad vsemi svojimi projekti in lahko določite njihov status. Kontrole dovoljenj vam omogočajo, da spremljate vsako informacijo in njihovo vidnost članom organizacije. Vsak posameznik se lahko odloči, ali želi nekaj deliti samo s svojo ekipo in sodelavci ali z vsemi drugimi v organizaciji.
Če so naloge del zasebnega projekta, je njihova vidnost omejena samo na sodelavce, ki delajo neposredno na projektu in njegovih nalogah. Vsak sodelavec lahko vidi svojo nalogo ali podopravilo, vendar ne more dostopati do nalog drugih ljudi, tudi če so v isti organizaciji.
Včasih, ko želite, da določene informacije ostanejo med nekaj člani ekipe, lahko te projekte označite kot zasebne ali celo samo za komentarje. Ko svoje naloge nastavite kot javne, postanejo na voljo vsem v vaši organizaciji ali skupini.
Ko se odločite spremeniti zasebnost svojega projekta, morate storiti naslednje:
• Kliknite na “+” v zgornjem desnem kotu.
• Tam boste videli vse člane in goste v svoji ekipi, na vrhu pa boste videli »Naredi zase«.
• Ko kliknete »Naredi zase,« postane vaš projekt na voljo samo članom ekipe.
Če pa želite spremeniti status opravila v zasebno, morate narediti naslednje:
• Odprite nalogo v Asani.
• Kliknite na “Naredi zasebno” v zgornjem desnem kotu.
• Na ta način je opravilo zasebno, da si ga lahko ogledate samo vi in drugi sodelavci.
• Odstranite vse sodelavce na dnu strani, če želite, da je to opravilo zasebno.
Ali lahko v isti projekt dodate tako člane kot goste?
Dejansko lahko istemu projektu dodate tako člane kot goste. Ko bosta v isti ekipi, bosta lahko videla imena drug drugega in več komunicirala. Če dva gosta trenutno drug drugega vidita kot »zasebnega uporabnika«, to pomeni, da ne delata na istem projektu ali nista v isti skupini. Ko so dodeljeni istemu projektu, postanejo njihova imena vidna.
Člani lahko povabijo goste v organizacijo, vendar so skrbniki tisti, ki sprejemajo končne odločitve. Seveda lahko član doda goste samo projektom, na katerih dela, skrbnik pa jih lahko doda vsem aktivnim projektom, pa tudi skritim.
Ali lahko imate v Asani več prejemnikov?
Trenutno v Asani ni mogoče imeti več dodeljenih oseb. Eni nalogi je lahko dodeljena samo ena oseba, saj je odgovorna za njeno dokončanje.
Eden od načinov za skupno rabo naloge med različnimi ljudmi je, da dodate eno ali več podopravil, kjer lahko preprosto povežete več sodelavcev. Drug način je, da uporabite možnost »Dodeli kopije« in da več ljudi dela na kopijah iste naloge.
Ali se Asana integrira z ekipami?
Asana in Microsoft Teams sta skupaj ustvarila uspešno orodje za upravljanje ekipe. Z uporabo Asane za Microsoft Teams lahko ekipe delajo skupaj učinkoviteje. V okviru te integracije lahko uporabite Teams za pogovor s sodelavci in Asano za distribucijo nalog.
Evo, kaj vam integracija omogoča:
• Spremljajte naloge, projekte in posodobitve Asane znotraj Teams.
• Uporabite Teams za iskanje projektov v Asani.
• Ustvarite obvestila po meri, ki delujejo na obeh platformah.
• Prilagodite vse svoje nastavitve obveščanja.
• Uporabite vse datoteke Microsoft Office in jih priložite projektom in nalogam Asana.
• Uporabite OneDrive za shranjevanje vseh pomembnih podatkov za opravila in projekte Asana.
Kaj lahko gostje počnejo v mestu Asana?
Gostje ne morejo imeti enake ravni dostopa kot člani organizacije. Poleg tega si bodo lahko ogledali samo informacije ali datoteke, ki so posebej deljene z njimi ali znotraj skupine, v kateri so. Gostje si lahko ogledajo opravila, projekte in javne projekte, ki so bili v skupni rabi z njimi, vendar nimajo dovoljenja za urejanje njim.
Plačljive funkcije so na voljo, toda ko gre za ustvarjanje, urejanje ali celo brisanje polj po meri, bo to nemogoče, če ste gost v Asani.
Tukaj je, kakšen dostop imajo gostje:
• Gostje ne morejo postati člani skupine
• Gostje ne morejo postati člani skupine, ne da bi spremenili svoj e-poštni naslov
• Gostje ne morejo brskati po drugih skupinah ali dostopati do različnih skupin znotraj organizacije
Kaj pomeni biti gost v organizaciji?
Gostje so uporabniki, ki nimajo uradnega e-poštnega računa podjetja. Dobijo povabilo, da pomagajo ekipi pri enem ali več projektih. S statusom gosta lahko komunicirate s strankami, strankami ali drugimi, ki delajo na projektu. Vendar pa lahko znotraj organizacije vidite samo tisto, kar so drugi delili z vami.
V Asani lahko gostje dodajajo ali urejajo vrednosti znotraj projekta ali opravila, vendar jih ne morejo izbrisati ali ustvariti novih. Poleg tega imajo dostop do vseh vrhunskih funkcij, ki jim jih dovolite, razen upravljanja polj po meri.
Ali se gostje lahko vidijo?
Gostje se lahko vidijo le, če skupaj sodelujejo pri vsaj enem projektu. V nasprotnem primeru bodo druge videli kot »zasebne uporabnike«. Na ta način organizacija poskrbi, da ne vidijo svojih imen, če ne delajo na nečem skupaj.
Kakšna je razlika med gostom in članom z omejenim dostopom?
Gostje in člani z omejenim dostopom (LAM) so tako na dnu korporativne lestvice. V bistvu so LAM-ji že del organizacije, gostje pa začasni člani ekipe. Seveda, če gost pokaže talent in zadovoljive rezultate, lahko postane LAM ali celo član.
Medtem ko gostje ne delijo domene podjetja in se ne štejejo v načrt Asana, imajo LAM e-poštni naslov podjetja in število sedežev v podjetju. Status gosta obstaja samo v organizacijah in LAM-ih, ki so del organizacij in delovnih prostorov v Asani.
Vedno ostanite na poti
Obvladovanje skupin ni lahka naloga, vendar vam orodja, kot je Asana, lahko pomagajo obvladovati delovno obremenitev in ustvariti funkcionalne ekipe, ki zagotavljajo pravočasno. Opremljen s posebnim kompletom orodij, ki administratorjem omogoča, da z nekaj kliki dodajajo člane, goste in prestavljajo člane ekipe, je nepogrešljivo orodje za vsako profesionalno podjetje.
Upajmo, da smo vam pomagali razumeti, kako Asana deluje in kako jo kar najbolje izkoristiti. Poleg tega zdaj veste, kako dodati goste v svojo ekipo in upravljati vidnost vseh svojih projektov.
Ali radi uporabljate Asano? Ali ste ga uporabljali z Microsoft Teams?
Povejte nam več o tem v spodnjem razdelku za komentarje.