Kako dodati oznake v Asano

Asana je eno najpogosteje uporabljenih orodij za sodelovanje na svetu. Z milijoni strank je odličen za vsakega navdušenca nad produktivnostjo. Poleg tega ima dovolj prilagodljivosti in orodij za dobro delo z majhnimi projekti in nalogami ter projekti velikih podjetij. Ekipa Asana vsako leto razvija in izda nove funkcije, da uporabnikom zagotovi uporabne funkcije za upravljanje projektov, kot sta časovna os in pogled seznama, če naštejemo le nekatere.

Kako dodati oznake v Asano

V tem članku bomo pokrili vse, kar morate vedeti o uporabi oznak v Asani. Opisali bomo tudi, kako dodati komentarje, upravljati ponavljajoča se opravila in si ogledati vse oznake, da zagotovimo, da bodo vaši projekti obravnavani pravočasno.

Kako dodati oznake v Asano

Oznake so uporabno orodje, ki daje dodatno raven nadzora vsakemu projektu ali nalogi. Z njimi lahko spremljate napredek svojega projekta ali jih ustrezno kategorizirate. Poleg tega si lahko ogledate vse oznake za vsak projekt in ko kliknete oznako, si lahko ogledate vsa opravila, povezana z njo.

Takole lahko dodate oznako kateri koli nalogi Asana:

  1. Odprite Asano.

  2. Pomaknite se do projekta, na katerem delate.

  3. Kliknite ikono s tremi pikami v zgornjem desnem kotu.

  4. Kliknite »Dodaj oznake«.

Če se vam mudi in iščete določena opravila, poskusite pritisniti bližnjico »Tab + T« in takoj boste videli vse oznake, povezane z vašim projektom, in našli vse prave informacije. Druga odlična lastnost je, da lahko svojim oznakam dodate barvo in jih še hitreje prepoznate. Zeleno lahko uporabite za nekaj odobrenega ali rdeče, če pride do zamude ali nepričakovane težave.

Kako si ogledate vse oznake v Asani

Trenutno ni mogoče dostopati do vseh vaših oznak v Asani. Vendar pa si lahko v stranski vrstici ogledate najpogosteje uporabljene oznake in poiščete tiste, ki jih potrebujete ali pa ste jih nedavno uporabili. Če ima vaša organizacija več kot sto oznak, bi bilo verjetno bolje uporabiti API ali API Explorer, da jih poiščete. To vam bo vzelo nekaj časa, saj to ni enostaven postopek, vendar boste sčasoma videli vse svoje oznake.

Tukaj je nekaj stvari, ki jih lahko storite:

  1. Ko kliknete oznako, boste videli vsa opravila, označena s to oznako.
  2. Barvo oznake lahko spremenite in jo po potrebi preimenujete.
  3. Ko začnete vnašati ime oznake, boste veliko od njih videli kot priporočilo.

Kako dodati ponavljajočo se nalogo v Asani

Vsaka ekipa mora imeti ponavljajoče se naloge, saj so najboljši način, da vse opomnimo, kaj je treba storiti. V Asani se ponavljajoče se naloge podvojijo v novo nalogo z drugačnim rokom vsakič, ko končate prejšnjo. Upoštevajte, da če se odločite za ponovitev velike naloge, tega ne delajte s priloženimi majhnimi podopravili, saj se bodo začele podvajati in jih boste imeli v koledarju preveč.

Tukaj je, kako lahko katero koli opravilo spremenite v ponavljajoče se:

  1. Odprite nalogo v Asani.

  2. Dotaknite se razdelka »Rok«.

  3. Pod koledarjem boste opazili »Nastavi na možnost ponovitve«.

  4. Kliknite nanjo in kliknite »Končano«.

Prav tako lahko prilagodite, kako pogosto želite, da se vaše ponavljajoče se opravilo prikaže, ne glede na to, ali se ponavlja tedensko, mesečno ali v določenem intervalu. Vse te možnosti se nahajajo v razdelku »Rok«, kjer lahko določite čas in datum za vsako ponavljajoče se opravilo.

Če želite, da se vaša naloga ponovi med tednom, boste morali izbrati možnost »Tedenski« in označiti dneve. Če želite nalogo ponavljati četrtletno, jo nastavite na ponavljanje »Mesečno« in ponovite vsake tri mesece. Če gre za nalogo, ki jo boste morali opraviti dvakrat letno, uporabite možnost »Mesečno« in izberite ponovitev šest mesecev. Ko želite odstraniti opravilo, v razdelku za ponavljanje izberite »Nikoli« in opravilo se bo nehalo ponavljati.

Kako dodati novo oznako v Asano

Oznake so bistvene za vsak projekt ali aktivno nalogo v Asani. Označijo naloge, hkrati pa vsem omogočajo, da spremljajo njihov napredek. Dva glavna elementa vsake oznake sta ključna beseda in barva.

Ključna beseda vam lahko pomaga kategorizirati vsa vaša opravila in vam omogoči iskane besede, ki jih lahko vnesete, ko morate najti določena opravila. Ko gre za barvo, lahko deluje kot vizualni iskalni element. Uporaba oznak je enostavna, če jih je vaša ekipa že ustvarila. Ko pa morate začeti iz nič, se lahko takrat stvari nekoliko zapletejo, saj boste morali ustvariti celoten sistem.

Evo, kako ustvarite novo oznako:

  1. Odprite nalogo ali projekt.

  2. Poleg obstoječe oznake boste videli znak »+«.

  3. Vnesite ime nove oznake.

  4. Tapnite ga in na dnu spustnega menija boste videli »Ustvari oznako za (vneseno ime oznake)«

Ko začnete vnašati novo oznako, boste opazili, da boste dobili vsa podobna imena oznak. Tako vam ne bo treba porabiti veliko časa za iskanje določenega. Če ste ustvarili novo oznako in ugotovili, da ima tipkarsko napako, jo lahko hitro izbrišete in ustvarite popravljeno. Oznako lahko izbrišete tako:

  1. Odprite nalogo v Asani.
  2. Dotaknite se ikone puščice poleg imena projekta.

  3. Dotaknite se »Izbriši oznako«.

Ko izbrišete oznako, bodo vsi sledilci oznak prejeli e-poštno sporočilo z obvestilom o izbrisu. Če ste pomotoma izbrisali oznako z ID-jem oznake, jo lahko obnovite, ko stopite v stik z ekipo Asana. V spustnem meniju lahko tudi delite URL oznake, ga sinhronizirate s koledarjem in dodate barvo, da zagotovite, da ga bodo vsi opazili, takoj ko odprejo opravilo.

Kako dodati komentarje v Asani

Ena od novih funkcij, ki jih je predstavila Asana, so komentarji. Lahko zagotovijo dodatne informacije o nalogi, hkrati pa omogočijo sodelavcem, da postavljajo vprašanja in vidijo odzive vseh. Poleg tega ta način komunikacije vsem omogoča takojšnje odgovore.

Če želite dodati komentar, premaknite kazalec na polje za komentar in ga vnesite. Ko končate, kliknite »Komentiraj« in vsi ga bodo lahko videli.

Če napišete svoj komentar in ga pozabite objaviti, samodejno postane osnutek, tako da ga lahko uporabite drugič. Uporabite lahko tudi ukaz »Tab + C«, da hitro začnete vnašati svoj komentar.

Kako preimenovati oznako v Asani

Ko uporabljate veliko oznak, morajo biti vsi člani ekipe pri poimenovanju na isti strani. Zato boste morda morali nekatere od njih nekajkrat preimenovati, dokler ne vidite, kaj najbolje deluje za vaše ekipe. Če morate iz nekega razloga preimenovati novo oznako, morate storiti naslednje:

  1. Odprite Asano.

  2. Pojdite na nalogo in kliknite ikono oznake.
  3. Kliknite puščico poleg imena projekta.

  4. V spustnem meniju izberite »Preimenuj oznako«.

Poskusite se izogniti ustvarjanju podvojenih oznak, saj ima vsaka ekipa svoj edinstven način uporabe oznak in poimenovanja. Včasih boste opazili, da imajo oznake podobna imena, vendar uporabljajo različne barve, zato morate paziti, da ne preimenujete popolnoma funkcionalnega naslova.

Dodatna pogosta vprašanja

Kateri je najboljši način za uporabo oznak v Asani?

Obstaja veliko načinov uporabe oznak v Asani. Eden najboljših za mnoge uporabnike je organiziranje delovnega koledarja. Tako lahko uporabite oznake za spremljanje vsakega opravila teden ali mesec. In če sledite barvam, lahko vidite, kaj se dogaja s projektom. To je fantastičen način za delo s katero koli vrsto upravljanja vsebine in dokazal bo svojo uporabnost, ko gre za projekte, ki imajo veliko majhnih nalog.

Drug odličen način za uporabo oznak v Asani je prepoznavanje vaših prednostnih nalog in rezultatov. Brez podrobne razvrstitve se bodo vse naloge zdele enako pomembne, pomembne pa ne bodo imele prednosti. Z uporabo oznak lahko vsako nalogo povežete z njenim ključnim rezultatom, tako da celotna ekipa ve, kaj je nujno in kaj ne.

Za vsako ekipo, ki se ukvarja z zaostankom izdelkov, je nujno imeti sistem, v katerem ima vsako poročilo, zahteva ali opravilo posebno barvno oznako. Brez tega lahko projekti hitro postanejo neurejeni in vam bo vzelo veliko časa, da stvari uredite.

Ali so oznake in polja po meri enaka?

Ne, saj se uporabljajo za različne namene znotraj projekta ali naloge. Oznake so namenjene označevanju funkcij in združevanju po pomembnosti ali delu projekta.

Polja po meri se uporabljajo, ko je treba podatke deliti med ljudmi, ki delajo na istem projektu, ali ko morate slediti posameznim informacijam v več projektih.

Označi in to je to!

Asana je uporabna aplikacija za upravljanje produktivnosti, ki je razvila več orodij za izboljšanje načina dela ekip. Z uporabo oznak in komentarjev lahko zagotovite, da se vsi trudijo, da bo vaš izdelek uspešen, medtem ko imate še vedno nadzor. Tam se oznake izkažejo za najbolj uporabne.

Zdaj, ko veste več o delovanju oznak in o tem, kako jih dodati v svoje projekte, boste lahko v celoti uporabljali Asano. Kakšne so vaše izkušnje z uporabo oznak? Ste že kdaj ustvarili novega?

Povejte nam več v spodnjih komentarjih.