E-pošta je lahko težka stvar za upravljanje. V delovnem okolju je nujno, da imate organizirano mapo »Prejeto«, da ohranite učinkovitost. Natrpan nabiralnik se lahko izkaže za precejšnjo bolečino, še posebej, če ste prisiljeni brskati po gorah starejših e-poštnih sporočil, ki jih morda ne potrebujete več. Včasih so ta starejša e-poštna sporočila morda služila svojemu namenu, vendar so se od takrat spremenila v dodatne ovire pri iskanju določene e-pošte. Prejeto, napolnjeno z vsiljeno pošto, vam lahko resnično zmanjša zmožnost upravljanja knjižnice e-pošte, in čeprav obstaja veliko načinov, kako preprečiti, da bi vaša e-pošta prišla na dodatne sezname neželene pošte – priporočamo, da e-pošto pošljete anonimno –, morate še vedno počistiti stara neželena sporočila, ki so najprej našla pot v vaš nabiralnik.
Da bi se izognili veliko porabi časa, ne priporočam, da poskušate ročno izbrisati vse starejše e-poštna sporočila. Namesto tega se boste lahko s pomočjo filtrov znebili teh e-poštnih sporočil veliko hitreje. Z ustvarjanjem filtra lahko izbrišete stara sporočila glede na določen časovni okvir. Edina težava, ki jo vidim pri uporabi filtrov, je, da veljajo samo za na novo prejeta sporočila. V prihodnosti lahko uporabite filtre, da zagotovite, da se kopičenje ne zgodi drugič, kaj pa tista e-poštna sporočila, ki zdaj polnijo vašo mapo »Prejeto«?
Samodejno izbrišite stara e-poštna sporočila v Gmailu
Ko se znebite starejših, več nepotrebnih e-poštnih sporočil, ki pestijo vaš Gmailov nabiralnik, se morate poglobiti v nekaj stvari. Preučil bom, kako nastaviti vaše filtre, jih uporabiti za prihodnjo uporabo in kako se znebiti vseh trenutnih starih e-poštnih sporočil s pomočjo dodatka za Gmail, Email Studio.
Nastavitev vaših filtrov
Prva stvar je prva, nastavimo vašo Filtri .
Začeti:
- Prijavite se v svoj Gmail račun z zahtevanimi poverilnicami.
- Poiščite ikono zobnika/zobnika. To je Nastavitve Gmaila menija in ga najdete v zgornjem desnem kotu okna. Kliknite to ikono in nato izberite Nastavitve iz spustnega menija.
- Kliknite na zavihek »Filtri« in nato kliknite Ustvarite nov filter .
- V vnosno polje »Ima besede« vnesite naslednje – starejši_od:x kjer je "x" časovni okvir sporočil, ki jih želite izbrisati. To bo številka, ki ji sledi črka. Črke, ki sledijo, se nanašajo na časovni okvir. Uporabiti boste morali "d" za dneve, "w" za tedne in "m" za mesece. Primer bi bil starejši_od:3d če želite izbrisati e-poštna sporočila, ki so starejša od treh dni.
- Nato kliknite na Ustvarite filter s tem iskanjem gumb.
- Polji z oznako »Izbriši« in »Uporabi tudi filter za« izpolnite s kljukico, tako da kliknete na njih.
- Na koncu kliknite Ustvari filter da boste videli vsa vaša starejša e-poštna sporočila, se na podlagi datuma, ki ste ga pravkar nastavili, premaknite iz mape »Prejeto« v mapo za smeti.
Ko se sporočila izbrišejo v Gmailu, ne izginejo takoj. Namesto tega jih lahko najdete v mapi Smetnjak. To pomeni, da se bodo ta e-poštna sporočila še vedno štela v vašo skupno zmogljivost podatkov. Če jih želite v celoti znebiti, lahko počakate, da jih Gmail samodejno izbriše po 30 dneh, ali pa jih vse izbrišete sami. Za izvedbo slednjega kliknite na smeti mapo in nato kliknite povezavo Izpraznite smeti zdaj .
Filter za prihodnje brisanje (ponovna uporaba)
Naslov tega članka se ukvarja s samodejnim izbrisom. Filtri se žal ne morejo sprožiti samodejno. Morali se boste vrniti in znova uporabiti filter v trenutni mapi Prejeto.
Če želite znova uporabiti filter:
- Vrnite se v svoje nastavitve tako, da kliknete ikono zobnika/zobnika v zgornjem desnem kotu okna Gmail in izberete Nastavitve iz spustnega menija.
- Kliknite zavihek »Filtri«.
- Ker ste že ustvarili filter, lahko zdaj kliknete Uredi , ki se nahaja poleg tega filtra. Če ste že ustvarili več filtrov, lahko preprosto najdete tistega, ki ga želite, saj bodo prikazana merila za vsak filter.
- Kliknite Nadaljuj v razdelku, ki se prikaže z vašimi iskalnimi kriteriji. To bo zaslon, podoben tistemu, ki se je pojavil, ko ste nastavili prvotni filter.
- Ponovno potrdite polje poleg možnosti »Uporabi filter tudi na«.
- Tokrat, da aktivirate filter, kliknite Posodobite filter . Vsa vaša starejša e-poštna sporočila, nastavljena na določen časovni okvir, bodo zdaj odstranjena v smeti mapo.
Email Studio
Email Studio ima odlično funkcijo, ki bo samodejno izbrisala vsa vaša starejša e-poštna sporočila od določenega pošiljatelja ali tiste, ki se nahajajo v določeni mapi. Vgrajena funkcija samodejnega brisanja bo pripomogla, da bo vaš Gmailov nabiralnik veliko bolj organiziran, kar bo omogočilo učinkovitejše delovno okolje.
S programom Email Studio lahko arhivirate in uporabite »Označi kot prebrano« za vsa e-poštna sporočila, ki so trenutno v mapi »Prejeto«, ki so tam že več kot tri mesece. Prav tako vam omogoča, da trajno odstranite vso e-pošto iz svojega smeti in Nezaželena pošta mape samodejno po dveh dneh. Kot dodaten bonus samodejno čiščenje vključuje funkcijo za odjavo e-pošte, ki vam lahko pomaga enostavno odstraniti svoj e-poštni naslov s katerega koli od teh nadležnih poštnih seznamov novic. Dodatek je sposoben še veliko več, vendar menim, da že omenjeni poudarjajo točno tisto, kar potrebujemo za ta članek.
Osnovni paket je brezplačen za uporabo, a da bi kar najbolje izkoristili izdelek, je na voljo premium različica po letni ceni 29 $. Nadgradnja vam bo omogočila ustvarjanje več sklopov pravil za čiščenje in vključuje razporejevalnik e-pošte, pošiljatelj in samodejni odzivnik.
Nastavite in omogočite samodejno čiščenje v Gmailu
Očitno je prva stvar, ki jo boste morali narediti, prenesti in namestiti dodatek Email Studio. Ko bo to doseženo, boste lahko videli ikono Email Studio izklopljeno na desni stranski vrstici, ko odprete katero koli od svojih e-poštnih sporočil v Gmailu.
Za uporabo:
- Odprite dodatek Email Studio in se prijavite s svojim Gmail računom.
- Videli boste seznam možnosti. Med temi možnostmi izberite orodje »Čiščenje e-pošte«.
- Nato kliknite na Dodajte novo pravilo da bi postavili pravilo (tako kot ste naredili z Filtri ).
- Za nastavitev pravila sta dva dela – določiti boste morali pogoj in nato dejanje. Pomislite na "vzrok in posledica". Dejanje se bo sprožilo, ko bo izpolnjen določen pogoj.
- Za nastavitev pogoja boste lahko uporabljali napredne parametre iskanja znotraj Gmaila, kot je npr novejše_kot oz ima: prilogo oz večji_od . Uporabite jih, da boste lažje našli točno ujemanje z Gmailovimi e-poštnimi sporočili, ki jih želite Arhiv , pošljite na smeti , ali pa se premaknite v drugo mapo.
- Ko je pravilo ustvarjeno, kliknite na Shrani gumb. Email Studio bo zdaj deloval v ozadju in izvajal preverjanje izvajanja vsako uro in izvajal določeno dejanje, ko e-poštno sporočilo izpolnjuje pogoje, povezane z njim. Sploh vam ne bo treba ničesar narediti ročno.