Če svojemu e-poštnemu sporočilu dodate podpis, mu da pridih profesionalnosti. Če vnesete logotip in vaše kontaktne podatke, zagotovite promocijo blagovne znamke v sicer dolgočasnem dopisovanju. Tistim, ki želijo stopiti v stik z vami na druge načine, daje možnost, da to storijo. Ustvarjanje in uporaba podpisa v Microsoft Outlooku je dovolj preprosta naloga. Ustvarite lahko celo več personaliziranih podpisov, na katere lahko preklopite na muhasto, odvisno od vaše ciljne publike.
Vendar bo Outlook priložil podpis samo na novo poslana ali posredovana e-poštna sporočila. E-poštna sporočila, ki ste jih poslali pred ustvarjanjem podpisa, bodo še vedno odsotna. Če želite starejšim sporočilom dodati podpis, boste morali iti v nastavitve Outlooka in spremeniti nekaj stvari.
Vaš podpis lahko vključuje besedilo, slike, vašo elektronsko vizitko, logotip ali celo sliko vašega lastnoročnega podpisa. Outlook lahko nastavite tako, da se podpisi samodejno dodajo vsem odhodnim sporočilom, ali ustvarite svoj podpis in ga dodate v sporočila za vsak primer posebej.
Dodajanje podpisa vaši Outlookovi korespondenci
Koraki za popestritev e-pošte s podpisom bodo odvisni od različice Outlooka, ki jo trenutno uporabljate. Obstaja postopek za tiste, ki uporabljajo starejše različice programske opreme (2007 – 2010) in enega za novejše različice (2010+) ter uporabnike Microsoft Office 365.
Začnimo z najnovejšimi različicami.
Različice Outlooka 2010+, vključno z Outlookom za 365
Če želite ustvariti nov podpis za Outlookovo e-pošto:
- Kliknite, da ustvarite novo e-pošto.
- Kliknite na Podpis in potem Podpisi z zavihka »Sporočilo«.
- Zavihek »Sporočilo« in Podpis gumb je lahko na dveh različnih lokacijah. Gumb Podpis pa običajno spremlja Priložite datoteko in Pripni predmet znotraj razdelka »Vključi« v meniju »Sporočilo«.
- Na zavihku »E-poštni podpis« tik pod poljem »Izberi podpis za urejanje« izberite Novo in dodajte ime za svoj novi podpis v pogovornem oknu »Nov podpis«.
- Tik pod »Uredi podpis« sestavite svoj podpis znotraj zagotovljenega območja.
- Okno vam ponuja možnost spreminjanja pisav, barv in velikosti pisave ter poravnave besedila.
- Če želite svojemu e-poštnemu podpisu dodati povezave in slike, spremeniti pisave in barve ter poravnati besedilo, lahko to storite z mini vrstico za oblikovanje pod »Uredi podpis«.
- Ustvarite lahko celo bolj robusten podpis z oznakami, tabelami ali obrobami z uporabo Microsoft Worda za oblikovanje besedila. Nato ga prenesite s preprosto kopijo ( Ctrl+C ) in prilepi ( Ctrl+V ) na podpisu v polje »Uredi podpis«.
- V svoj podpis lahko dodate tudi ikone družbenih medijev in povezave, ki se jih bom dotaknil pozneje.
- Ko je podpis takšen, kot ga želite, pod »Izberi privzeti podpis« nastavite naslednje možnosti:
- S spustnim menijem »E-poštni račun« izberite e-poštni račun, s katerim boste povezali svoj podpis. Za vsak e-poštni račun, ki ga uporabljate za Outlook, imate lahko različne podpise.
- Če želite, da se vaš podpis samodejno doda vsem prihodnjim sporočilom, kliknite spustni meni »Nova sporočila« in izberite podpis. Če ne želite, da je privzeto nastavljen kot samodejno, izberite (nič) . Tako bo vsako novo sporočilo, ki ga pošljete, brez podpisa, vključno s tistimi, ki ste jih posredovali in na katera ste odgovorili.
- Če želite, da se podpis prikaže v vaših sporočilih, na katera odgovorite in jih posredujete, kliknite spustni meni »Odgovori/posreduj« in izberite podpis. To bo samodejno dodalo ta podpis vsakič, ko odgovorite ali posredujete e-pošto. Če ne želite imeti tega kompleta, izberite (nič) namesto tega.
- Zdaj, ko je tega konec, kliknite na v redu gumb za vrnitev, da shranite svoj podpis in se vrnete na novo sporočilo.
- Pomembno je omeniti, da trenutno sporočilo, v katerem ste ustvarili podpis, ne bo imelo podpisa. Iz neznanega razloga se bo podpis pojavil samo v naslednjih sporočilih. Podpis boste morali dodati ročno, če ste se veselili njegove uporabe.
Ročno vstavljanje podpisa
Za novo sporočilo, ki ste ga začeli z namenom ustvarjanja podpisa, ali tiste, ki ne želite, da se podpis nastavi samodejno, lahko še vedno ročno vstavite podpis.
Narediti tako:
- Ko je vaše e-poštno sporočilo odprto, kliknite zavihek »Sporočilo« in izberite Podpis .
- To bo odprlo padajoči meni, ki prikazuje vse shranjene podpise, ki ste jih ustvarili. S klikom nanj izberite podpis, ki ga želite uporabiti. Sedaj bo prikazano v vašem trenutnem sporočilu.
Dodajanje logotipa ali slike vašemu podpisu
Blagovne znamke običajno zahtevajo logotipe. Če želite svojemu podpisu dodati sliko, kot je logotip ali ikona družbenih medijev:
- Odprite novo e-poštno sporočilo in kliknite zavihek »Sporočilo«.
- Kliknite na Podpis in potem Podpisi .
- Izberite podpis, ki mu želite dodati logotip ali sliko, tako da ga izberete v polju »Izberi podpis za urejanje«.
- Kliknite na Dodaj sliko ikono, poiščite sliko, ki jo želite dodati iz datotek računalnika, in nato izberite Vstavi .
- Velikost slike ali logotipa lahko spremenite tako, da z desno tipko miške kliknete sliko in izberete Slika iz možnosti menija. Kliknite zavihek »Velikost« in uporabite ponujene možnosti za spreminjanje velikosti slike glede na vaše specifikacije.
- Potrdite polje »Zakleni razmerje stranic«, da ohranite razmerja slike.
- Ko je slika spremenjena in pripravljena za uporabo, kliknite v redu .
- Sledite temu s klikom na v redu znova, da shranite vse spremembe, ki ste jih pravkar naredili v svojem podpisu.
Različice Microsoft Outlook 2007 – 2010
Če želite ustvariti nov podpis s starejšo različico Microsoft Outlooka:
- Odločite se za ustvarjanje novega sporočila.
- Kliknite na zavihek »Sporočilo« in izberite Podpis iz razdelka »Vključi«.
- Ko se prikaže, kliknite Podpisi.
- Na zavihku »E-poštni podpis« kliknite Novo .
- Vnesite ime za svoj podpis in kliknite v redu gumb.
- Vnesite besedilo, ki ga želite vključiti v svoj podpis, v polje »Uredi podpis«.
- Besedilo lahko oblikujete tako, da označite besedilo, ki ga želite urediti, in nato uporabite gumbe za slog in oblikovanje za želene možnosti.
- Če dodate dodatne elemente, kot so slike, hiperpovezave in e-vizitke, kliknite mesto, kjer želite, da se element prikaže in:
- e-vizitka – Kliknite na Vizitka gumb in nato kliknite enega od stikov na seznamu »Vpisano kot«. Kliknite na v redu gumb.
- Hiperpovezava – Kliknite na Hiperpovezava ikono in vnesite (ali prilepite) URL, s katerim bo vaša povezava povezala besedilo. Kliknite na v redu gumb.
- Slika/Slika – Kliknite ikono Slika, poiščite sliko, ki jo želite naložiti v svoj podpis, jo izberite in nato kliknite v redu gumb.
- Ko končate s popravki, kliknite V redu, da dokončate ustvarjanje svojega podpisa.
- E-poštnemu sporočilu, ki ste ga trenutno odprli za ustvarjanje podpisa, podpis ne bo samodejno dodan. To boste morali narediti ročno.
Dodajanje podpisa vašim e-poštnim sporočilom
Podpise lahko dodajate samodejno ali ročno vsem odhodnim sporočilom, odgovorom in posredovanjem. Za posamezno poslano e-pošto je mogoče uporabiti samo en podpis, zato bi bilo najbolje, če bi bil podpis namenjen širšemu krogu občinstva, če se odločite za samodejno nastavitev enega.
Če želite samodejno vstaviti podpis v svoje e-poštno sporočilo:
- Ustvarite novo e-pošto.
- Pojdite na zavihek »Sporočilo« in kliknite Podpis v razdelku Vključi.
- Ko se prikaže, kliknite Podpisi.
- Poiščite »Izberi privzeti podpis«, kliknite spustni meni »Seznam e-poštnih računov«, izberite e-poštni račun, s katerim želite povezati podpis.
- Izberite podpis, ki ga želite vključiti, tako da ga izberete s seznama »Nova sporočila«.
- Za posredovanje in odgovore, če želite dodati podpis, izberite podpis na spustnem seznamu »Odgovori/posreduj«. Kliknite (nič) če ne želite, da se podpis objavi z vašim odgovorom in posreduje e-poštna sporočila.
- Kliknite v redu da shranite nastavitve podpisa.
Če želite ročno dodati podpis v svoje e-poštno sporočilo:
- Ustvarite novo e-poštno sporočilo.
- Kliknite na zavihek »Sporočilo«.
- Kliknite na Podpis , ki ga najdete v razdelku »Vključi«.
- Izberite podpis, ki ga želite vstaviti, tako da ga neposredno kliknete.
Podpis bo zdaj prikazan v vašem odhodnem sporočilu. Če ste izbrali napačno ali želite samo izbrisati podpis, ki ste ga dodali, označite podpis v sporočilu in kliknite Izbriši (oz Backspace ) na tipkovnici.
Uporaba računa Microsoft Office 365 z Outlook.com
Za tiste, ki uporabljajo Outlook v spletu z računom Microsoft Office 365, boste morali ustvariti podpis v obeh izdelkih.
Če želite ustvariti in uporabiti e-poštne podpise v Outlooku v spletu:
- Prijavite se v svoj račun Outlook.com in odprite svoj Nastavitve s klikom na Zobno kolo ikono na vrhu strani.
- Kliknite na pošta , potem Sestavite in odgovorite .
- Vnesite svoj podpis v območje E-poštni podpis.
- Z možnostmi oblikovanja, ki so na voljo, lahko spremenite videz svojega podpisa po svojih željah.
- Na račun imate lahko samo en podpis.
- Če želite, da se podpis privzeto prikaže za vsa prihodnja sporočila, postavite kljukico v polje »Samodejno vključi moj podpis v nova sporočila, ki jih sestavim«. Tako je na dnu vseh prihodnjih sestavljenih e-poštnih sporočil vaš podpis.
- Posredovanje in odgovori bodo potrebovali kljukico v polju »Samodejno vključi moj podpis v sporočila, ki jih posredujem ali na katera odgovorim«.
- Če ne označite nobene od teh možnosti, boste morali ročno dodati svoj podpis vsakemu e-poštnemu sporočilu, ki ga boste sestavili.
- Ko končate s popravki, kliknite Shrani .
Če želite ročno dodati svoj podpis:
- V nabiralniku izberite Novo sporočilo.
- Sestavite sporočilo v celoti in kliknite ikono s trojnimi pikami.
- Od tu izberite Vstavite podpis .
- Ko je vaše sporočilo pripravljeno za pošiljanje, kliknite na Pošlji gumb.