Brez dvoma je Gmail najbolj priljubljena e-poštna storitev. Odlično deluje z aplikacijami drugih proizvajalcev za sinhronizacijo vsebine po različnih protokolih. Ponuja vam tudi dobre možnosti za avtomatizacijo, upravljanje in razvrščanje e-pošte.
To se naredi prek pametnih nalepk, ki se lahko uporabljajo kot mape in obstaja nekaj privzetih oznak, ki naj samodejno razvrstijo dohodna sporočila. Resnici na ljubo lahko traja nekaj časa, da vse nastavite in programirate. Vendar pa boste dobili čist nabiralnik brez nereda in lažje boste izbirali in razvrščali vso e-pošto.
Kaj so pametne nalepke?
Smart Labels privzeto razvrsti dohodna e-poštna sporočila v pet kategorij. Evo, kaj so:
Družabno – ta oznaka vsebuje e-poštna sporočila storitev za zmenke, družbenih medijev in drugih spletnih mest za skupno rabo medijev.
- Posodobitve – Vaša digitalna potrdila, računi, potrdila in finančni izkazi končajo v nalepki Posodobitve.
- Primarni – Sporočila, ki ne sodijo nikamor drugam, in osebna e-poštna sporočila gredo v oznako Primarno.
- Forumi – E-poštna sporočila o sporočilih s spletnih desk, skupin in forumov so na voljo na zavihku Forumi.
- Promocije – Nadležne e-pošte in marketinške kampanje so poslane v Promocije.
Opomba: Gmail je zelo dober pri filtriranju e-poštnih sporočil v oznake, če jih imate omogočene in pravilno konfigurirane. Vendar pa bi lahko nekatera nova e-poštna sporočila še vedno končala na zavihku Primarno.
Konfiguriranje pametnih nalepk
Google vam omogoča, da izberete, katere pametne oznake se prikažejo v mapi »Prejeto«. Konfiguracijski meni je na primer, kjer lahko odstranite promocije ali družabno iz svojega nabiralnika. To je tisto, kar morate storiti.
Korak 1
Kliknite ikono zobnika v zgornjem desnem kotu zaslona za dostop do menija z nastavitvami. Nato kliknite »Ogled vseh nastavitev«.
2. korak
Zdaj izberite »Prejeto« in kliknite polje pred oznakami, ki jih želite prejeti v mapo »Prejeto«. Razen če res potrebujete promocijska ali družabna e-poštna sporočila, pustite vse neoznačeno. Ko končate, kliknite »Shrani spremembe« za potrditev in pripravljeni ste.
Uporaba filtrov za samodejno razvrščanje e-pošte
Filtri so tu za samodejno razvrščanje e-poštnih sporočil in njihovo uvrstitev pod pravilno oznako. Kot je navedeno, privzeti filtri sami opravijo precej dobro delo, nastavite pa lahko tudi tiste po meri.
Korak 1
Zaženite Gmail in kliknite majhno puščico navzdol v iskalni vrstici (puščica je na skrajni desni strani vrstice). Digitalni obrazec se spusti in izpolniti morate ustrezne razdelke.
2. korak
Obrazec je precej izčrpen in vključuje e-pošto pošiljatelja in prejemnika, zadevo, velikost, datum itd. Polje »Vključuje besede« je precej zanimivo, saj omogoča vnos ciljnih ključnih besed in pošiljanje neželene pošte naravnost v digitalno pozabo.
3. korak
Ko izpolnite polja, kliknite Ustvari filter in pojavi se drugo pojavno okno, nato pa izberite »Preskoči mapo Prejeto (arhiviraj)«. S tem zagotovite, da se e-poštna sporočila s filtrom izognejo vaši mapi »Prejeto« in se prikažejo samo pod določeno oznako. Izbrati morate tudi »Uporabi tudi filter za 15 ujemanje pogovorov«, ki se nahaja v spodnjem delu pojavnega okna.
4. korak
Ob možnosti »Uporabi oznako« je spustna puščica, kliknite to puščico in izberite oznako, ki se ujema s filtriranimi e-poštnimi sporočili.
Nasvet strokovnjaka: Google vaših možnosti ne omejuje na privzete oznake. Kliknite »Nova oznaka« in ustvarite oznako po meri, ki ustreza vašim potrebam.
5. korak
Na koncu znova kliknete »Ustvari filter« in vsa filtrirana e-poštna sporočila skočijo iz vašega nabiralnika v oznako. To velja tudi za stara e-poštna sporočila, ki ste jih prejeli od določenega pošiljatelja. Predogled filtriranih e-poštnih sporočil si lahko ogledate, če izberete Vsa pošta ali pojdite na ta filter.
Pomemben premislek
Filtrirana sporočila se prikažejo v ustreznih mapah, ko uporabljate e-poštni odjemalec za dostop do Gmaila prek IMAP. Po drugi strani pa to ne velja, če uporabljate POP Gmail. Tokrat se filtrirana sporočila prikažejo z vsemi novimi sporočili.
Izvoz in uvoz filtrov
Morda ne veste, vendar vam Google omogoča izvoz in uvoz filtrov. To je lahko prava rešitev, če se morate premakniti na novega e-poštnega odjemalca.
Če želite izvoziti filtre, odprite nastavitve Gmaila, kliknite »Ogled vseh nastavitev« in izberite zavihek »Filtri in blokirani naslovi«. Izberite filter, ki ga želite izvoziti, in kliknite »Izvozi«. Dobili boste datoteko .xml, ki jo lahko urejate z urejevalnikom besedil. Vendar ni razloga za urejanje, saj je lažje izbrisati/spremeniti filtre, ko jih naložite.
Uvoz filtrov je tudi precej enostaven. Pojdite na dno strani in izberite »Uvozi filtre« in nato »Izberi datoteko«. Poiščite datoteko .xml filtrov, jo kliknite in izberite »Odpri datoteko«. Gmail dejanja ne zaključi samodejno, za potrditev morate klikniti »Ustvari filtre«.
Natančen trik: Najhitrejši način za samodejno razvrščanje pomembnih e-poštnih sporočil je, da jih označite z zvezdico. Preprosto kliknite majhno zvezdico poleg datuma in ure in e-poštna sporočila se prikažejo v razdelku Z zvezdico.
Poštar prihaja
Ko je vse povedano in narejeno, nastavitev samodejnega razvrščanja v Gmailu zahteva nekaj časa in truda. Vendar je uporabniški vmesnik intuitiven, enostaven za uporabo in to morate storiti samo enkrat.
Ali uporabljate e-poštni odjemalec za dostop do svojega Gmail računa? Katere oznake po meri bi želeli ustvariti? V spodnjem razdelku za komentarje nam povejte več o svojih željah.