Če morate narediti seznam česar koli, je mamljivo videti Excel kot privzeto skladišče: navsezadnje je to le majhen seznam elementov zase ali za nekaj bližnjih kolegov.

Morda potrebujete nekaj bolj izpopolnjenega, na primer formule za izračune ali makro programiranje za avtomatizacijo zbiranja in obdelave podatkov.

Na žalost je lahkota, s katero lahko začnete delati v Excelu ali konkurenčnem programu za preglednice, tudi ena njegovih največjih težav. Kar se začne kot majhen projekt v Excelu, preraste v nekaj velikega, pri čemer se lahko soočite tudi s težavami s hitrostjo in stabilnostjo ali celo z razvojno težavo, ki je ne morete rešiti.

Poleg tega naloge upravljanja velikih podatkov pogosto predstavljajo pomembne izzive, kot so organizacija, implementacija, klasifikacija datotek, upravljanje baz podatkov, sodelovanje uporabnikov in drugo. Vse, kar je potrebno za prekinitev strukture baze podatkov, je umestitev podatkov na napačno območje, nedosledno vnašanje podatkov ali celo dve osebi, ki delata na istem listu. Več stvari lahko gre narobe, kar povzroči časovne zamude in morebitno izgubo podatkov.

V tem članku so razložene najpogostejše težave, ki se pojavijo pri uporabi Excelovih preglednic, kako se jih lotiti in kdaj je bolje, da se odločite in preklopite na bazo podatkov.

Težava št. 1: Večuporabniško urejanje v Excelu

Ko sistemi Excel organsko rastejo, hitro naletite na težave, pri katerih en uporabnik kadar koli odpre delovni zvezek, drugi osebi pa povedo, da je že odprt. Drugi uporabnik lahko prekliče, počaka ali si ogleda različico, ki je samo za branje. Excelova obljuba, da vas bo obvestil, ko druga oseba zapusti delovni zvezek, je igra na srečo, saj statusa ne preverja tako pogosto in vas morda nikoli ne razsvetli. Tudi če se, se lahko nekdo drug prijavi in ​​odpre datoteko pred vami.

Če se želite izogniti učinkom »samostojnega uporabnika«, lahko uporabite Excel Online (zmanjšana spletna različica Excela) ali vklopite Skupni delovni zvezki funkcija. Tukaj je kratek vodnik za skupno rabo preglednice.

1. Odprite želeno preglednico in kliknite na mapa na vrhu.
2. Nato v meniju na levi strani kliknite na Deliti da odprete novo okno.
3. Zdaj vnesite podatke o uporabniku, s katerim želite deliti preglednico.

Podatke lahko tudi razdelite na več delovnih zvezkov, tako da različni ljudje delajo v različnih delovnih zvezkih, ne da bi si stopali na prste.

Težava št. 2: Excelovi delovni zvezki v skupni rabi

Excel Online privzeto omogoča več urejevalnikov, vendar mu manjka veliko funkcionalnosti. Storitev se ne bori za nič drugega kot za najpreprostejša opravila. Čeprav je videti, da bi funkcija skupnih delovnih zvezkov morala opraviti svoje delo, je polna omejitev. Ne morete ustvariti tabele ali izbrisati bloka celic, če je delovni zvezek na primer v skupni rabi.

Ko sistemi Excel organsko rastejo, naletite na težavo, da lahko samo en uporabnik naenkrat odpre delovni zvezek.

Obstajajo rešitve za nekatere spletne omejitve Excela. Za druge gre za spremembo strukture delovnega zvezka in ne za uporabo že nastavljenega delovnega zvezka, vendar ta scenarij pogosto ovira. Posledično je nemogoče uporabljati delovni zvezek v skupni rabi na enak način kot običajen delovni zvezek za enega uporabnika.

Spremembe v delovnih zvezkih v skupni rabi se sinhronizirajo med uporabniki vsakič, ko se delovni zvezek shrani. To dejanje je postavljeno na časovno določen urnik, ki na primer prisili shranjevanje vsakih pet minut. Vendar so stroški rednega shranjevanja in sledenja spremembam vsakega uporabnika precej veliki. Delovni zvezki lahko hitro povečajo velikost in obremenijo vaše omrežje ter upočasnijo druge sisteme.

3. vprašanje: povezani delovni zvezki z Excelom

Razdelitev vaših podatkov na več delovnih zvezkov lahko zagotovi rešitev težave pri urejanju več uporabnikov. Kljub temu bodo verjetno morali imeti povezave med njimi, da se vrednosti, vnesene v eno, uporabijo v drugem. Povezave med delovnimi zvezki so uporabne tudi za shranjevanje ločenih podatkov v ločenih datotekah, namesto da bi imeli posamezne liste v enem delovnem zvezku.

Nadležno je, da so te povezave še en vir frustracij in nestabilnosti. Postanejo absolutni, vključno s celotno potjo do izvornega delovnega zvezka, ali relativni, vključno z razliko med izvorno in ciljno potjo. Čeprav se to sliši smiselno, Excel uporablja skrivnostna pravila, da se odloči, kdaj uporabiti vsako vrsto povezave in jih spremeniti.

Pravila ureja več možnosti in ali so bili delovni zvezki shranjeni pred vstavljanjem povezav. Povezave se spremenijo tudi, ko shranite delovni zvezek ali ga odprete in uporabite Shrani kot da naredite dvojnik, namesto da kopirate datoteko z uporabo Raziskovalec datotek. Posledica vse te zmede in negotovosti je, da se povezave med delovnimi zvezki zlahka prekinejo, obnovitev po pretrganih povezavah pa je dolgotrajen proces. Nihče nima dostopa do prizadetih datotek.

Povezani podatki se posodobijo samo, ko se datoteke odprejo, razen če izrecno kliknete Podatki > Poizvedbe in povezave > Uredi povezave > Posodobi vrednosti. Tukaj je hitra predstavitev.

1. Odprite želeno preglednico in kliknite na Podatki na vrhu.
2. Zdaj pa poiščite Poizvedbe inPovezave in kliknite na Uredi povezave.
3. Nato izberite Posodobite vrednosti.

Če vaše povezave niso med dvema delovnima zvezkoma, ampak pokrivajo tri ali več, morate vse delovne zvezke odpreti v pravilnem vrstnem redu, da zagotovite vse posodobljene procese podatkov v pravilnem vrstnem redu, od prvega do drugega do tretjega. Če bi spremenili vrednost v prvem delovnem zvezku in nato odprli tretjega, ne bi videl nobenih sprememb, ker drugi delovni zvezek ni posodobil svojih vrednosti.

To veriženje podatkov je logično, vendar poveča verjetnost, da so informacije napačne ali da boste poskušali odpreti delovni zvezek, ki ga nekdo drug že ureja.

Seveda se lahko poskusite v celoti izogniti povezanim delovnim zvezkom, vendar obstaja možnost, da boste iste podatke vnesli v več kot en delovni zvezek, s tem pa obstaja nevarnost, da jih vsakič vnesete nekoliko drugače.

4. vprašanje: Preverjanje podatkov Excela

Napake se lahko prikradejo v podatke v katerem koli računalniškem sistemu: ljudje napačno vnašajo besede ali prenašajo števke v številke z monotono pravilnostjo. Če se vaši podatki med vnosom ne preverijo, boste imeli težave.

Excel privzeto sprejema vse vrste uporabnikov. Na seznamih za iskanje je mogoče nastaviti preverjanje veljavnosti, vendar jih je težko vzdrževati, predvsem če se isto polje uporablja na več mestih. Če morajo uporabniki brez preverjanja vnesti identifikacijske številke dokumentov ali referenčne številke strank, je enostavno povezati napačne zapise, ne da bi se tega zavedali. Celovitost podatkov sistema postane usodno ogrožena in vsaka analiza podatkov je sumljiva.

Morda že trpite zaradi težav s preverjanjem veljavnosti podatkov, ne da bi se zavedali glavnega vzroka. Razmislite o situaciji, ko imate v Excelu seznam računov. Uporabnik na vsakem računu nekoliko drugače vpiše ime stranke. Posledično prejmete račune za »Jones Ltd«, »Jones Limited«, »Jonse Ltd« in »joness«. Morda se zavedate, da se vse to nanaša na isto podjetje, Excel pa ne. Vsaka analiza podatkov o računih, kot je vrtilna tabela, ki temelji na strankah po mesecih, daje več rezultatov, kadar bi moral biti samo eden.

Težava št. 5: Navigacija po Excelu

Po velikih delovnih zvezkih je težko krmariti. Zavihki na dnu okna so grozen mehanizem za iskanje poti, ko jih je veliko. Z več zavihki, ki jih je mogoče prikazati na zaslonu, postane težko najti, kar potrebujete. Tukaj je hiter način za krmarjenje po listih.

1. Blizu spodnjega, levega dela zaslona z desno miškino tipko kliknite gumbe s puščicami, levo od imen listov, da se prikaže Aktivirajte list pogovorno okno.

Preden se morate pomikati po seznamu, je naštetih samo prvih 20 listov. Ni načina za razvrščanje, združevanje ali iskanje želenega lista. Okno mora izgledati nekako tako kot je prikazano spodaj.

Težava št. 6: varnost v Excelu

Delovnim zvezkom Excel lahko dodate varnost, vendar je polno težav. Zaščita je bolj usmerjena v zaščito strukture delovnega zvezka in ne podatkov. Lahko poskusite zakleniti nekatere liste in celice, da preprečite uporabnikom spreminjanje strukture in formule, vendar če lahko vidijo podatke, lahko običajno spremenijo vse ali vse (razen če naredite nekaj kreativnega programiranja makrov).

7. vprašanje: Težave s hitrostjo Excela

Excel ni najhitrejša aplikacija in njegov programski jezik, VBA, je počasen v primerjavi z bolj profesionalnimi programskimi jeziki, kot je C#. Ta scenarij izhaja iz predvidene uporabe in prilagodljive narave Excela. Konec koncev je to mehanizem za preglednice. Da, Excel VBA je mogoče pritisniti v storitev za upravljanje seznamov podatkov, vendar to ne pomeni, da je najboljša izbira za takšno delo. Druge aplikacije so bolj primerne za takšne naloge – predvsem zato, ker so izrecno zasnovane za njihovo izvajanje.

Uporaba baze podatkov za strukturirane podatke

Če naletite na katero od težav, opisanih v tem članku, jih ne prezrite. Obstaja strokovni odgovor za shranjevanje strukturiranih podatkov, znanih kot baza podatkov. Ni nujno, da je strašljivo ali drago in vam mora omogočiti, da logično razmišljate o svojih podatkih, kako se povezujejo in kako z njimi komunicirate.

Opomba: Če prehajate iz rešitve za preglednice v bazo podatkov, ne podvajajte zasnove preglednice, izkoristite priložnost, da jo izboljšate.

Na voljo so aplikacije za baze podatkov splošnega namena, s katerimi lahko izdelate rešitev po meri. Druga možnost je, da boste morda ugotovili, da je specializirana aplikacija baze podatkov – tista, ki je že zasnovana za potreben namen – cenejša, hitrejša za implementacijo in se bolje prilega.

Na primer, če imate seznam strank in podrobnosti o vseh vaših interakcijah z njimi, se to šteje za sistem upravljanja odnosov s strankami (CRM). Sistem CRM je kljub svojemu izmišljenemu imenu specializirana baza podatkov. Podobno so paketi računov, kot sta QuickBooks in Sage, specializirane baze podatkov. Če ne najdete vnaprej izdelane aplikacije, ki bi ustrezala vašim posebnim potrebam, jo ​​lahko sestavite sami ali pa jo za vas izdela vaš oddelek za IT ali svetovalec.

Najpogostejši tip baze podatkov je relacijska baza podatkov, ki svoje podatke shranjuje v tabele in je sestavljena iz vrstic in stolpcev. Vsaka vrstica vsebuje podatke za ločen element. Vsak stolpec na primer opisuje drugačen atribut predmeta, kot je ime stranke ali kreditni limit.

Podatke o stranki morate vnesti samo enkrat, da ustvarite zapis, nato pa jih lahko uporabite na toliko računih, kot jih potrebujete.

Tabele imajo med seboj definirane odnose, tako da recimo račun nosi ID stranke. Ta postopek pomeni, da lahko preprosto najdete vse račune za določeno stranko ali pridobite strankino telefonsko številko iz določenega računa. Podatke o stranki morate vnesti samo enkrat, da ustvarite zapis o stranki, nato pa jih lahko uporabite na toliko računih, kot jih potrebujete, ne da bi jih morali znova vnašati. Če želite ustvariti bazo podatkov, morate definirati te tabele in relacije ter nato definirati postavitve zaslona, ​​ki jih želite uporabiti za seznam in urejanje podatkov.

Obstaja na desetine aplikacij za baze podatkov. Nekateri so enostavni za uporabo in opravijo celotno delo, kar vam omogoča, da definirate tabele, zaslone za vnos podatkov in poročila. Drugi so bolj popolni na določenih področjih, vendar potrebujejo druga orodja za popolno delo.

Program je lahko na primer zanesljiv pri definiranju tabel in odnosov ter ima robustne funkcije analize in poročanja. Kljub temu aplikacija na koncu nima orodij za določanje zaslonov za vnos podatkov. Microsoft SQL Server je očiten primer tukaj. Tako kot pri drugih velikih sistemih baz podatkov tudi SQL Server skrbi za ozadje in pričakuje, da boste za razvoj sprednjega dela uporabili drugo orodje, kot je Visual Studio.

Katere možnosti zbirke podatkov so prave za vas?

Možnost zbirke podatkov št. 1: Microsoft Access

Access je eden od dedkov namiznih baz podatkov. Je enostaven za uporabo, a ga je enostavno zlorabljati. Tabele, zaslone in poročila lahko oblikujete iz nič ali začnete s predlogo. Nekatere predloge so odkrito ameriške in ne učijo vedno dobre prakse, vendar hitro začnete. Zasloni in programske funkcije so lahko precej izpopolnjene. Svojo dokončano aplikacijo lahko namestite drugim uporabnikom prek svojega intraneta (NE interneta), namesto da se zanesete na skupne rabe datotek.

Možnost zbirke podatkov št. 2: Microsoft SharePoint

SharePoint je baza podatkov, pa tudi mehanizem za shranjevanje dokumentov. Z njim lahko sestavite preproste sezname in jih povežete skupaj. Oblikovalnik obrazcev je nekoliko izpopolnjen, vendar je prilagoditev še vedno možna. Zmožnost SharePointa, da "zgrabi" seznam podatkov, zbranih v Excelu, in jih postavi na seznam po meri, je uporabna. Program naredi seznam po meri na voljo vsem v vašem omrežju in vam omogoča, da dodate varnost, da omejite, kdo lahko kaj počne s temi podatki. SharePoint lahko zahtevate, da vas opozori po e-pošti, ko nekdo doda, uredi ali izbriše zapise. Če shranjujete podatke o osebah, koledarskih elementih ali opravilih, lahko te podatke sinhronizirate z Outlookom.

Možnost zbirke podatkov št. 3: Zoho Creator

Zoho Office je spletna aplikacija, ki vključuje bazo podatkov, ki uporablja funkcijo povleci in spusti za širjenje svojih obrazcev na preprost in intuitiven način. Postopek povleci in spusti se navadi tudi na programiranje interakcij in delovnih tokov. Kot spletna storitev so vaši podatki in aplikacije na voljo od koder koli, s preprosto varnostjo, da vaši podatki ostanejo zasebni. Zoho zaračunava na uporabnika na mesec, vendar omejuje število zapisov, ki jih lahko shranite za to določeno ceno. Program stane dodatno pri shranjevanju več podatkov ali za druge funkcije, kot je integracija e-pošte.

Uporaba Excelovih preglednic

Kot lahko vidite, Excel ponuja številne funkcije, vendar manjka na nekaterih področjih znotraj vsakega od njih. Včasih druga aplikacija opravi delo bolje, še posebej, če je zasnovana posebej za to nalogo. Včasih Excel deluje povsem v redu, na primer za manjše baze podatkov, če veste, kako preprečiti, da bi se težave pojavile.

Ali naletite na pogostejše težave pri uporabi Excela? Delite svoje misli v spodnjih komentarjih.