Če vaša ekipa uporablja Smartsheet, ste že seznanjeni s pomenom znanja, kako ustvariti in oblikovati popolno nadzorno ploščo. To intuitivno komunikacijsko orodje je idealno za predstavitev različnih vrst vsebine, ki si jih lahko ogleda in ureja vsak. Zahvaljujoč obsežnemu izboru pripomočkov, ki jih ponuja Smartsheet, lahko vaše nadzorne plošče resnično prispevajo k rasti vaše ekipe in uspešnosti vašega podjetja.
Vsaka nadzorna plošča na Smartsheetu je v bistvu prazno platno, kamor je mogoče dodati vse vrste informacij, vključno z vizualno vsebino, statistiko, časovnico in pomembnimi poročili. Te informacije je mogoče deliti z uporabo pripomočkov, ki jih je mogoče dodajati, prilagajati in brisati.
Ko končate z nadzorno ploščo, lahko dodate svoje sodelavce, da si bodo lahko ogledali in uredili vse informacije, ki ste jih predstavili. Tukaj je opisano, kako ustvarite nadzorno ploščo, organizirate pripomočke, dodate osebe in jo prilagodite.
Če želite ustvariti nadzorno ploščo v Smartsheetu, sledite spodnjim korakom:
- Odprite Smartsheet.
- Kliknite ikono "+" na levi stranski vrstici.
- Pojdite na stran »Ustvari«.
- Na seznamu možnosti izberite »Nadzorna plošča«.
- Napišite naslov svoje nadzorne plošče.
- Kliknite »V redu«.
To je vse. Uspešno ste ustvarili nadzorno ploščo v Smartsheetu. Vendar pa je tisto, kar imate trenutno, prazna tabla. Preden dodate člane svoje ekipe, morate najprej vstaviti vse pomembne podatke na nadzorno ploščo. Zato morate pripraviti vse podatke, ki bodo predstavljeni na nadzorni plošči.
Priprava podatkov
Ne glede na to, kako organizirana se lahko zdi vaša nadzorna plošča, če ne vsebuje pravih informacij, bo vse vaše trdo delo zaman. Zato je pomembno, da pripravite podatke, preden začnete oblikovati svojo nadzorno ploščo. Torej, preden začnete, si vzemite čas in razmislite o nekaj dejavnikih.
Najprej razmislite o splošnem cilju vaše nadzorne plošče. Ali želite, da nadzorna plošča predstavlja neke vrste rezultatov, morda celotno uspešnost vaše ekipe? Ali želite nekaj razložiti ali napisati navodila za določen projekt? Ali pa želite, da je vaša nadzorna plošča Smartsheet kraj, kjer lahko vsak najde vire, ki jih potrebuje za svoje delo?
Nato upoštevajte svoje občinstvo. Z drugimi besedami, upoštevajte ljudi, s katerimi nameravate deliti nadzorno ploščo. To občinstvo lahko sestavljajo sodelavci, vodje ali stranke. Načrtovati morate, kako boste svoje podatke predstavili v skladu s svojim občinstvom.
Za pripravo podatkov za svojo nadzorno ploščo uporabite druge funkcije Smartsheeta. S povzetkom lista lahko na primer organizirate vse svoje podatke in označite najpomembnejše informacije. Poročila so še en način za zajemanje vseh bistvenih delov vsakega projekta. Končno, če želite ustvariti portfelj, so skupni listi prava pot. Še več, te vrste listov so primerne tudi za meritve na visoki ravni.
Gradnja in načrtovanje
Ko pripravite vse svoje podatke in ustvarite nadzorno ploščo, je končno čas, da dodate vse pomembne komponente – pripomočke. Smartsheet ponuja osem vrst pripomočkov: naslov, obogateno besedilo, meritev, grafikon, bližnjica, poročilo, slika in spletna vsebina.
Začnimo z naslovom. Če želite začeti uporabljati svojo nadzorno ploščo, morate storiti naslednje:
- Odprite nadzorno ploščo v Smartsheetu.
- Pojdite na ikono svinčnika v zgornjem desnem kotu nadzorne plošče.
- Kliknite ikono »+« na desni stranski vrstici.
- Na seznamu pripomočkov izberite »Naslov«.
- Vnesite naslov svoje nadzorne plošče.
- Kliknite kjer koli zunaj naslova, da ga shranite.
Pripomoček za obogateno besedilo se uporablja za dodajanje opisa, ki zajame bistvo vaše nadzorne plošče. Dodate ga na enak način, kot ste vstavili naslov, in nahaja se neposredno pod vašim naslovom. Še več, imate možnost urejanja velikosti, pisave in barve besedila.
Za bolj zapletene pripomočke, kot sta Metric in Report, morate naložiti datoteko ali podatke. Pripomoček Poročilo vam bo omogočil, da celotno poročilo predstavite v pomanjšani obliki. Evo, kako se to naredi:
- Odprite nadzorno ploščo.
- Kliknite ikono svinčnika v zgornjem desnem kotu zaslona.
- Izberite ikono »+« na desni stranski vrstici.
- Pojdite na »Poročilo«.
- Na novem zavihku izberite »Dodaj poročilo«.
- Izberite projekt, ki ga želite vstaviti, in kliknite »V redu«.
Če želite dodati pripomoček Metric, so koraki enaki. Pripomoček Metric vam omogoča, da označite ključne točke določenega lista. Poleg tega je vsak pripomoček prilagodljiv, kar pomeni, da ga lahko postavite kamor koli želite na nadzorni plošči. Po želji lahko tudi spremenite velikost.
Če želite na nadzorno ploščo dodati povezavo, je pripomoček, ki ga iščete, bližnjica. Ne samo, da vam to omogoča, da dodate URL v drugo datoteko Smartsheet, ampak lahko dodate povezavo do v bistvu vsega, kar želite. Poleg tega lahko naložite datoteko iz računalnika.
Druga uporabna funkcija je gradnik Slika, ki ga uporabljate za dodajanje kakršne koli vizualne vsebine. Sliko lahko naložite iz računalnika, Google Drive, OneDrive, Box in Dropbox.
Ker želite, da se vsi pripomočki prilegajo vaši nadzorni plošči, je odlična ideja počakati, da jih dodate vse, preden jih začnete spreminjati. Samo povlecite vogale pripomočka, da ga povečate ali zmanjšate. Prepričajte se, da vaša nadzorna plošča ni pretirana s preveč informacijami. Drug način, da se prepričate, da je vse videti organizirano, je, da se držite podobnih barvnih shem.
Hiter način za dodajanje pripomočka, ki je podoben tistemu, ki ste ga že ustvarili, je s klikom na ikono »+«. Od te točke naprej pojdite na možnost »Kloniraj pripomoček«. Ustvarite lahko toliko kopij, kot jih potrebujete.
Ko končno končate z nadzorno ploščo, je čas, da jo delite s sodelavci. Sledite tem korakom:
- Pojdite na gumb »Skupna raba« v zgornjem desnem kotu nadzorne plošče.
- Pod polje »Povabi sodelavce« dodajte koga želite.
- V razdelku »Dovoljenja« izberite, ali želite, da lahko drugi urejajo vašo nadzorno ploščo.
- Vnesite zadevo na armaturni plošči.
- Če želite, dodajte sporočilo. Ta del ni obvezen.
- Odločite se, ali želite obvestiti osebe, ki ste jih dodali.
- Kliknite »Skupna raba nadzorne plošče«.
- Izberite »Zapri«. Prejeli boste povezavo s povabilom, ki jo lahko pošljete članom svoje ekipe.
Druga možnost je, da ga objavite. Izberite, ali bo na voljo vsem ali pa bodo potrebovali povezavo s povabilom za dostop do vaše nadzorne plošče.
Oblikujte najboljše nadzorne plošče v Smartsheetu
Zdaj veste, kako ustvariti nadzorne plošče v Smartsheetu. Prav tako znate dodati pripomočke, jih prilagoditi in deliti svojo nadzorno ploščo s svojo ekipo. Ko se boste navadili, boste kmalu izvedeli, da ste lahko res ustvarjalni z vsemi Smartsheetovimi predlogami.
Ste že kdaj ustvarili nadzorno ploščo v Smartsheetu? Ali ste uporabili katerega od pripomočkov, omenjenih v tem priročniku? Sporočite nam v spodnjem razdelku za komentarje.