Ne glede na to, ali želite sestaviti hitro finančno preglednico ali želite sodelovati s sodelavcem pri dokumentu, podobnem Excelu, so Google Preglednice odlična, spletna in brezplačna alternativa Excelu, aplikaciji, ki jo na milijone po vsej državi za nalaganje podatkov v dokument, ogled in skupno rabo ter uporabo matematike za sledenje določeni vsebini s preglednico.
Eden najbolj uporabnih vidikov programov za preglednice je, kako prilagodljivi so. Preglednica lahko služi kot baza podatkov, kot stroj za izračune, kot platforma za statistično modeliranje, kot urejevalnik besedil, kot medijska knjižnica, kot seznam opravil in še in še. Možnosti so skoraj neskončne. Ena posebej pogosta uporaba preglednic, vključno z Google Preglednicami, je za sledenje času, kot so urni urniki zaposlenih ali plačljive ure.
Če uporabljate Google Preglednice za sledenje časa na ta način, boste pogosto morali izračunati razliko med dvema časovnima žigosoma, to je količino časa, ki je minil med dvema časovnima dogodkoma. Na primer, če je nekdo vstopil ob 9.15 in nato izstopil ob 16.30, je bil na uri 7 ur in 15 minut. Če morate za kaj takega uporabiti Sheets, boste hitro opazili, da ni izdelan za obvladovanje tovrstnih nalog.
Kljub temu, da Google Preglednice niso zasnovane posebej za obvladovanje takšnih funkcij, jih je enostavno prepričati, da to storijo z malo priprave. V tem članku vam bom pokazal, kako samodejno izračunati razliko med dvema časovnima žigoma v Google Preglednicah.
Za ta članek bom uporabil obliko časovnega lista, ki prikazuje čas, ko je oseba začela delati, čas, ko je odšla, in (izračunano) trajanje. Spodaj si lahko ogledate preglednico, ki sem jo uporabil za ta primer:
Izračun časa v Google Preglednicah
Merjenje razlike med dvema celicama, ki vsebujeta podatke o času, zahteva, da Preglednice razumejo, da so podatki v celicah časovni podatki. V nasprotnem primeru bo razliko med 9.00 in 10.00 izračunal kot 100 in ne kot 60 minut ali eno uro.
Če želite to narediti, je treba časovne stolpce oblikovati kot Čas, stolpec trajanja pa kot Trajanje. Sledite spodnjim korakom za nastavitev preglednice:
- Odprite svoj Google list.
- Izberite prvi časovni stolpec (Time In) in v meniju kliknite spustni meni formata '123', nato izberite Čas kot format.
- Ponovite za drugi stolpec časa (Time Out).
- Oblikujte stolpec Opravljene ure kot Trajanje na enak način.
5. Zdaj so stolpci pravilno oblikovani za izračun pretečenega časa med dvema zabeleženima časovnima žigoma.
V našem primeru je Time In v stolpcu A, ki se začne pri A2, in Time Out je v stolpcu C, ki se začne pri C2. Opravljeni čas je v stolpcu E. Če so formati pravilno nastavljeni, izračun ne bi mogel biti lažji. Vse, kar morate storiti, je uporabiti naslednjo formulo: '=(C2-A2)'. Tako boste dobili pretečeni čas med obema celicama in ga prikazali kot ure.
Ta izračun lahko nadaljujete tako, da dodate tudi datume. To je uporabno, če imate delovne izmene, ki trajajo več kot 24 ur ali ki vključujejo dva dni v eni izmeni. Če želite to narediti, nastavite stolpca za vhod in časovno omejitev na obliko datuma in časa.
To je vse. Če sledite zgoraj navedenim korakom in uporabite priloženo formulo, je čas v Google Preglednicah neverjetno enostavno izračunati.
Pogosto zastavljena vprašanja
Z Google Preglednicami lahko veliko naredite, tukaj je nekaj najbolj zastavljenih vprašanj.
Kako pri izračunu časa dodate odmore?
Pri izračunu delovnih ur zaposlenih je koristno vedeti, kako dodati odmore v svoj urnik. Obstaja več načinov za dodajanje odmora za kosilo v delovne ure zaposlenih, obravnavali bomo metodo začetka in konca odmora.
- Ustvarite Premor Start Stolpec in dodajte vse prelome v celice.
Obliko stolpca lahko pustite samodejno, Google Preglednice bodo naredile ostalo.
2. Nato ustvarite Break End Stolpec in pustite obliko samodejno.
3. Izračunajte ure za stolpec Opravljene ure. Torej, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Kar je: (začetek odmora – začetek časa) + (časovna omejitev – konec odmora) = opravljene ure za ta dan. 
Izračunajte to za vsako vrstico, tako da vaš Opravljene ure Stolpec izgleda takole.
Torej, E3 = (B3-A3) + (D3-C3) itd.
Kako pretvorite minute v ulomke?
Ko se ukvarjate s prirastki časa, bi bilo morda koristno, da jih lahko pretvorite v ulomke namesto v minute, to je 30 minut = 1/2. Pretvarjanje minut v ulomke je enostavno, obstaja več načinov za to.
- Ustvarite novo celico, K2 v tem primeru, in jo formatirajte v Številka.
2. Nastavite formulo na ‘= (E2) * 24‘.
Če boste sledili, bi morala biti vsota 5,50 in bo videti nekako takole.
To lahko preprosto uporabite za skupino ali stolpec celic in jih pretvorite v nekaj sekundah.
Kako najdete najkrajši delovni čas?
Če potrebujete hitro iskanje najmanjše količine dela, potem bi to moralo pomagati. Funkcija MIN() je vgrajena funkcija, ki vam omogoča hitro iskanje minimalne vrednosti na seznamu številk.
- Ustvarite novo celico in jo nastavite na Trajanje, I2 v tem primeru in mu dodelite funkcijo '=MIN(E2:E12)‘.
Ob predpostavki, da ste sledili zgledu, Min. delovnih ur Stolpec naj bo 5:15:00.
Funkcijo MIN() ali MAX() lahko preprosto uporabite za stolpec ali skupino celic, poskusite sami.
Kako izračunate skupno število opravljenih ur?
Če niste seznanjeni s programiranjem ali Excelom, se lahko nekatere vgrajene funkcije za Google Preglednice zdijo čudne. Na srečo ni potrebno veliko izračunati skupnih opravljenih ur. V tem primeru bomo izračunali skupno število ur, ki so jih opravili vsi zaposleni na dan.
- Ustvarite novo celico in jo dodelite kot Trajanje, v tem primeru celica G13.
2. V Formula (fx)Bar: vnesite '=SUM(E2:E12)‘. To vam bo dalo skupno število opravljenih ur od celic E2 do E12. To je standardna sintaksa za Excel in različne programske jezike.
Skupno bi moralo biti 67:20:00 in izgledati takole: 
Zadnje misli
Google Preglednice niso bile posebej zasnovane za uporabo kot časovni list, vendar jih je mogoče preprosto konfigurirati za to. Ta preprosta nastavitev pomeni, da lahko hitro in enostavno spremljate opravljene ure. Ko časovna obdobja presežejo 24-urno mejo, postanejo stvari nekoliko bolj zapletene, vendar lahko Preglednice to še vedno izpeljejo tako, da spremenijo obliko zapisa časa v datum.
Upajmo, da se vam je zdela ta vadnica v pomoč. Če ste, preverite več člankov TechJunkie, da najdete nasvete in trike, ki jih potrebujete, da kar najbolje izkoristite svoja najljubša tehnološka orodja in aplikacije.
(Želite ugotoviti starost osebe? Oglejte si našo vadnico, kako izračunati starost glede na rojstni datum v Preglednicah. Preberete lahko tudi naš članek o ugotavljanju, koliko dni je minilo med dvema datumoma v Preglednicah, ali pa se morda želite naučiti, kako za prikaz današnjega datuma v Preglednicah.)
Ali imate kakšne druge nasvete za sledenje časa za Google Preglednice? Povejte nam o njih spodaj!