Se morate dogovoriti za sestanek? Imate izredne razmere in potrebujete pomoč? Rok nenadoma prepolovil? Ali morate hitro preveriti razpoložljivost kolegov? Želite preveriti razpoložljivost nekoga v Google Koledarju? Vse te stvari lahko naredite, če imate vsi koledarje v skupni rabi. Ta vadnica vam bo pokazala, kako.
Google Koledar vam omogoča skupno rabo kopije koledarja, ki jo lahko vidijo vaši sodelavci in prijatelji. Omogoča jim, da preverijo razpoložljivost, nastavijo opomnike in vas povabijo na dogodek. To je priročna lastnost aplikacije, zaradi katere je sodelovanje enostavno.
Je pa v redu. Za ogled koledarja morate aktivno dodeliti dovoljenje drugim in nastaviti ločena dovoljenja, da ga lahko urejajo. Če želite, lahko ustvarite celo skupni koledar ločen od svojega.
Skupna raba Google Koledarja
Skupna raba koledarja je malo podobna Outlookovemu koledarju Exchange. Ogledajo si ga lahko ljudje v skupini ali posamezniki, ki jim dodelite dovoljenja. Nastavite določena dovoljenja za urejanje ali ne in jih lahko uporabite za preverjanje razpoložljivosti, sestankov in tako naprej. Vsi, s katerimi delite, bodo morali uporabljati tudi Google Koledarje, sicer boste morali celoten koledar objaviti, kar ni idealno.
Če želite dati v skupno rabo obstoječi koledar, naredite to:
- Odprite svoj Google Koledar.
- Na levi izberite koledar, ki ga želite dati v skupno rabo.
- Izberite tri pike poleg njega in nato izberite Nastavitve in skupna raba.
- Izberite Dodaj osebe pod Skupna raba z določenimi osebami za skupno rabo s posamezniki.
- Potrdite polje poleg možnosti Naj na voljo javnosti v razdelku Dovoljenja za dostop za skupno rabo s skupino. V spustnem polju izberite skupino.
- Ko končate, izberite Pošlji.
Skupna raba s skupino bo delovala samo, če uporabljate Google Skupine. V nasprotnem primeru boste morali člane skupine dodati posebej.
Če želite, lahko namesto tega ustvarite nov koledar v skupni rabi.
- Odprite svoj Google Koledar.
- Izberite Drugi koledarji in nato Ustvari nov koledar v levem meniju, da ustvarite nov koledar.
- Poimenujte ga in izberite Ustvari koledar.
- Sledite zgornjim korakom, da omogočite dostop posameznikom ali skupinam.
Oglejte si Google Koledar nekoga drugega
Če že uporabljate skupno rabo koledarja in si želite ogledati Google Koledar nekoga drugega, je tudi to zelo preprosto.
- Odprite Google Koledarje.
- Izberite prazno polje, kjer piše Iskanje ljudi.
- Vnesite ime ali naslov Gmail osebe, ki jo želite videti.
- Izberite jih s seznama, ko se prikažejo.
Ime bo prikazano samo, če so že dali koledar v skupno rabo s skupino ali posamezniki. Nato boste videli njihov koledar na seznamu na levi pod Moji koledarji.
Preverite, ali je nekdo prost z Google Koledarjem
Če poskušate vzpostaviti sestanek ali dogodek, lahko preverite, ali so osebe proste z lastnim koledarjem, ko povežete njihov koledar ali imate dostop do koledarjev v skupni rabi.
- Odprite svoj Google Koledar.
- Izberite Ustvari na levi, da ustvarite dogodek.
- Dajte mu naslov, odločite se, ali gre za dogodek ali opomnik.
- Nastavite datum in čas.
- Izberite Več možnosti na dnu okna.
- Izberite Dodaj goste pod Gostje na desni.
- Izberite zavihek Najdi čas na levi.
- Prepričajte se, da so v polju izbrani Vsi gostje in poiščite ure na izbrani dan.
- Ustvarite dogodek, mu dajte naslov in na vrhu pritisnite Shrani.
Če je nekdo zaseden, bo časovni okvir obarvan ali pa se bo prikazala beseda Zaseden. Ne boste jih mogli povabiti, če so na njihovem koledarju označeni kot zasedeni. Ko pritisnete Shrani, bo vsak povabljenec prejel povabilo po e-pošti in dogodek dodan v njihove koledarje.
Ustvarite javni Google Koledar
Nekaterim ne ustreza omogočanje dostopa lastnega koledarja drugim, v nekaterih panogah pa to ne gre. V teh situacijah je bolje ustvariti ločen skupinski koledar za oddelek ali ekipo.
- Odprite Google Koledar.
- Izberite Drugi koledarji in nato Ustvari nov koledar v levem meniju, da ustvarite nov koledar
- Poimenujte ga in izberite Ustvari koledar.
- Izberite ikono zobnika v oknu koledarja, da izberete Nastavitve.
- Izberite koledar, ki ste ga pravkar ustvarili, in izberite Dovoljenja za dostop.
- Potrdite polje poleg možnosti Naj na voljo javnosti.
Ko piše »javno«, to ne pomeni nujno celega sveta, ampak tiste v vaši domeni G Suite. Če ne uporabljate G Suite, bo vsak, ki bo dobil URL koledarja, lahko videl, kaj se dogaja, zato ga imejte med seboj.