Za mnoge je ustvarjanje klona ali kopije osnutkov e-pošte nujen del njihovega dela. Na srečo je to mogoče z uporabo e-poštnih predlog, ki je funkcija, ki je že vgrajena v Gmail.
Ne glede na to, ali poskušate ustvariti splošno e-pošto za samodejne odgovore na povpraševanja in plačila ali samo iščete bližnjico v odzivnem času e-pošte, ima Gmail to, kar iščete. V tem članku vam bomo omogočili, da začnete ustvarjati lastne predloge e-pošte na večini večjih naprav.
E-poštne predloge
Predloge e-pošte so prihranek za vse lastnike malih podjetij ali tiste, ki se znajdejo, da govorijo iste stvari v istih vrstah e-poštnih sporočil. Uporabljam jih odkar sem ustanovil lastno podjetje in z leti so mi prihranili na stotine ur.
S predlogami e-pošte lahko tudi izgledate bolj profesionalno. Lahko se odzovete hitreje in preprosto »Hvala za vaše e-poštno sporočilo, ena od naše ekipe vas bo neposredno kontaktirala v 24 urah« lahko povzroči, da se stranka počuti cenjeno. Glede na to, kako enostavno je to narediti, toplo priporočam njihovo uporabo.
Ustvarjanje e-poštnih predlog v Gmailu v računalniku
Gmail pokliče predloge vnaprej pripravljenih odgovorov in to funkcijo morate omogočiti, preden jih lahko uporabite. Ko končate, lahko ustvarite poljubno število e-poštnih predlog.
- Odprite Gmail in se prijavite.
- Zdaj izberite ikono menija zobnika Nastavitve v zgornjem desnem kotu zaslona.
- Nato kliknite na Oglejte si vse nastavitve.
- Zdaj kliknite na Napredno.
- Nato, če še ni, izberite Omogoči za Predloge in kliknite Shrani spremembe.
- Ko se Gmail znova naloži, kliknite na Sestavite.
- Vnesite besedilo, ki ga želite za svojo predlogo, in kliknite Več (tri navpične pike).
- Nato kliknite na Predloge > Shrani osnutek kot predlogo > Shrani kot novo predlogo.
- Na koncu poimenujte svojo predlogo in jo izberite Shrani.
Ustvarjanje e-poštnih predlog v Gmailu v sistemu Android
Podobno kot pri osebnem računalniku lahko v napravi Android ustvarite predlogo.
- Odprite aplikacijo Gmail in kliknite na Sestavite gumb (+).
- Zdaj vnesite svoj e-poštni naslov in kliknite na Več gumb (tri navpične pike).
- Izberite Shrani osnutek iz spustnega menija.
Ustvarjanje e-poštnih predlog v Gmailu na iPhonu
Za delo z Gmailom boste morali namestiti aplikacijo, kot so e-poštne predloge, ali uporabiti vgrajeno aplikacijo Notes za ustvarjanje e-poštnih predlog.
- Odprite aplikacijo Gmail, se pomaknite navzdol in kliknite na Sestavite gumb (ikona papirja in peresa).
- Če ste namestili e-poštne predloge, kliknite na tri pike (tri vodoravne pike) in izberite Insert from Templates by cloudHQ.
Predlogo lahko ustvarite tudi z aplikacijo Notes.
- V ustvarjeni predlogi e-pošte kliknite ikono v zgornjem desnem kotu njenega zaslona in izberite aplikacijo Gmail.
- Zapisek je treba zdaj naložiti v telo e-pošte.
Uporaba vaše e-poštne predloge
Zdaj, ko ste ustvarili svojo e-poštno predlogo, je čas, da jo uporabite. Ko prejmete prvo priložnost za uporabo predloge, naredite to:
- Odprite Gmail in kliknite Sestavite.
- Zdaj kliknite na Več.
- Nato pojdite na Predloge > Vstavi predlogo in izberite svojo e-poštno predlogo.
- Nato po potrebi uredite in kliknite Pošlji.
Enako lahko storite tudi z uporabo Odgovori.
Uporaba vaše e-poštne predloge za samodejne odgovore
Če naredite e-poštno predlogo še korak dlje, kaj pa nastavite pripravljen odgovor kot samodejni odgovor na dohodno e-pošto. Vaš pripravljeni odgovor boste morali ohraniti splošnega, vendar je to odličen način za potrditev naročil ali poizvedb in vzpostavitev dobrega odnosa s stranko.
- Kliknite ikono v iskalni vrstici na vrhu zaslona.
- Zdaj vnesite kriterije za iskanje in izberite Ustvari filter.
- Nato kliknite potrditveno polje za Pošlji predlogo, izberite predlogo, ki jo želite poslati, in kliknite Ustvari filter ponovno.
Zdaj, ko bodo izpolnjeni kriteriji filtra, bo Gmail samodejno poslal vaš pripravljen odgovor. To je idealno za potrditev ali posodobitve in ga je mogoče nastaviti tako, da se sproži na več načinov. Ne morem jih vse našteti tukaj, vendar boste v svojih e-poštnih sporočilih prepoznali vzorec, ki ga lahko uporabite. Vsa e-poštna sporočila so na primer poslana na vaš e-poštni naslov »[email protected]« ali katero koli e-pošto, ki vsebuje besedo »Naročilo«. Dobiš idejo.