Pošiljanje e-pošte je lahko zapleten postopek. Če pošiljate poslovno sporočilo, boste morali biti čim bolj spoštljivi, pošiljanje sporočila otrokovemu učitelju zahteva iskrenost, sporočilo družinskemu članu je lahko v mnogih primerih tako sproščeno, kot želite.
Popolna e-pošta pomeni, da je vaša vsebina kratka in do te mere, da jo je lažje brati. Vaš odpis mora to odražati, hkrati pa tudi posredovati vašo točko. Ne glede na to, ali izražate hvaležnost ali pričakujete odgovor, bomo najprej poskrbeli za popolne profesionalne e-poštne prijave.
Profesionalna e-pošta
Kot je bilo že omenjeno, se vrsta podpisov, ki jih vključite v svoje e-poštno sporočilo, razlikuje glede na to, komu ga pošiljate. Ko pošiljate kakršno koli obliko pisne komunikacije, je pomembno, da imate v mislih svoje občinstvo. Torej brez odlašanja, tukaj je nekaj odpisov, ki jih lahko vključite v vaša poklicna e-poštna sporočila.
"Veselim se, da se kmalu oglasiš!"
Ta vrsta odjave e-pošte prejemniku da vedeti, da pričakujete odgovor. Ne glede na to, ali gre za življenjepis ali prodajno predstavitev, je vljudno, da druga oseba odgovori, in če to vključite v vašo e-pošto, navaja, da pričakujete odgovor. Prav tako ga lahko spremenite tako, da rečete »Veselim se priložnosti, da se še pogovorim z vami«.
“Vaš dragoceni čas je zelo cenjen”
Če je vaš prejemnik v službi, obstaja velika verjetnost, da nima veliko časa in prejme veliko e-poštnih sporočil. Vključitev tega znaka je eden od načinov za izražanje pristne hvaležnosti, ki zahteva vljuden odgovor.
"S prijetnimi pozdravi!"
Lep pozdrav je odličen način za zaključek e-pošte, ker je vljuden in profesionalen. Nekateri morda mislijo, da je nekoliko staromoden, vendar je preprost in do te mere, da je kot nalašč za e-pošto.
Odpisi, ki se jim je treba izogniti
Nekatere od teh so v določenih okoliščinah sprejemljive, vendar večina ni priporočljiva za uradna ali profesionalna e-poštna sporočila.
1. Hvala
»Hvala« in različice skupaj s to tangento (»hvala še enkrat«, »hvala!« »hvala najlepša« in tako naprej) se zdijo nekoliko neiskrene. Ne samo, da vsi beremo e-pošto z malce sarkastičnim tonom v glavi, ampak če pošiljate e-pošto, da nekoga prosite za nekaj – namesto da bi se iskreno zahvalili – je to nekoliko neprijetno. Izogibajte se.
2. S spoštovanjem
Čeprav so vas morda naučili, da vedno končate pismo – in s tem e-pošto – z iskreno, pa tega ne storite. Če e-pošto začnete z »Spoštovani«, se lahko izognete tako, da končate z »iskreno«, sicer pa se izogibajte – tudi v nekaterih uradnih vlogah.
3. … kmalu
»Kmalu se pogovorimo«, »kmalu se pogovorimo« ali celo »kmalu« – če posodite kar koli, »kmalu« vas na splošno zaveže, da se s to osebo znova pogovorite. V redu, če nameravate poslati nadaljnjo e-pošto ali se z nekom osebno srečati; manj v redu, če se nimate namena potruditi govoriti z njimi. Čeprav je naključen odgovor, se lahko zdi neiskren.
4. Vaše ime
Končanje e-pošte s samo odjavo je videti precej hladno in nenadno. Razen če gre za končni odgovor na e-poštno sporočilo, v katerem ste odgovorili na vprašanje in prejeli odgovor, ta ne bo posredoval nobenega drugega sporočila kot »Končal sem s teboj«. Zato je najbolje, da ne pustite samo svojega podpisa.
5. Vaše začetnice
Odjava z začetnicami ali prvo začetnico je nekoliko prijaznejša kot pisanje polnega imena, vendar je še vedno enako nenadno. Prav tako pusti ljudi sorazmerno v temi glede tega, kdo ste, zato ga je najbolje uporabiti le, če se pogovarjate z nekom, ki ga že dobro poznate.
6. Nič
Presenetljivo je, da je končanje e-pošte z ničemer popolnoma v redu, vendar tega ne morete storiti v prvem e-poštnem sporočilu. Vedno najprej končajte svojo e-pošto in ker se hitro zaporedoma pošlje več e-poštnih sporočil, lahko opustite formalnosti.
7. S spoštovanjem
Trd in zastarel. Označite to le, če e-poštnemu uradniku ali nekomu iz duhovščine pošiljate e-pošto, saj je »s spoštovanjem vaše« standard bližji v tej situaciji.
8. XX [poljubi]
Če ne gre za družinskega člana ali tesnega prijatelja, tega ne bi smeli početi. Nekaterim priložnostnim delovnim razmerjem se to zdi sprejemljivo, vendar je to v resnici le nekaj, kar počnete z nekom, za katerega že veste, da lahko to storite. Ne obremenjujte ga iz jasnega na nekoga, to je grozljivo.
9. Najboljši
Ta odgovor je skupaj z »vse najboljše« in »najboljše želje« razmeroma varen konec, če ste vljudni, a neuradni. Več besed, ki jih dodate, na primer "najboljše želje" ali "vse najboljše", bolj formalno postane čustvo. Nekateri menijo, da je "najboljši" in njegove različice lahko preveč odmevni, a večinoma bi vam moral dobro služiti.
10. Tvoj
»Vaš« in njegove različice (»vaš resnično«, »vaš zvesto« in tako naprej) sedijo na bolj formalnem koncu spektra. Tako kot pri »najboljšem« več besed kot dodate, bolj formalno postane. »Tvoj« pa ima še en zaplet: mnogi se sprašujejo, kaj točno ponujaš, ko rečeš »tvoj«, »tvoj zvesto« pa pomeni nekaj neverjetno formalnega, kot je bližajoči se predlog za poroko. Izogibajte se.
11. "Tvoj prijatelj"
Oglejte si povezanih 8 najboljših poslovnih aplikacij za iPhone, iPad in Android 6 znanstveno podprtih načinov, da postanete bolj produktivniTa lahko razcepi veliko ljudi. Je le malce preveč formalen in je za nekatere malo blizu "iskreno". Nekateri pa ga vidijo kot sprejemljivo, na splošno mlajše generacije, saj se tako ali tako spoprijateljimo z večino svojih kolegov. Ne priporočamo, da bi »Tvojega prijatelja« nikoli poslali starejšemu sodelavcu ali tistemu, ki je na avtoriteti.
12. Najlepša hvala!
Ne samo, da je neprofesionalno, ampak mu tudi primanjkuje slovnice. Odvisno od vašega prejemnika je to lahko povsem v redu (če je na primer zadnje e-poštno sporočilo vaši skupini za podporo za IT, potem ko so odpravili vašo težavo).
14. Na zdravje
Res sprejemljivo le, če ste Britanec, sicer se zdi malo pokroviteljsko. Enako lahko rečemo tudi za "ta", vendar je "na zdravje" na splošno priljubljen odgovor, ki je tudi prijetno sproščen in - za nas Britance - popolnoma sprejemljiv namesto "hvala" in bolj uradnih e-poštnih odpisov.
15. Kot vedno
Na splošno priljubljen način za končanje e-pošte je "kot vedno". Morda ni idealen zaključek za začetni stik, vendar je odličen za odgovarjanje nekomu, s katerim pogosto govorite po e-pošti. Ne nosi pričakovanj, konotacij ali tona, v katerega bi lahko prebrali. Preprosto se odjavite kot vi.
Pogosto zastavljena vprašanja
Včasih lahko popolna e-pošta močno vpliva na vaš naslednji korak v življenju. Tukaj je še nekaj vprašanj o e-poštnih odjavah, ki vam bodo v pomoč pri pošiljanju popolnih e-poštnih sporočil.
Je odjava po e-pošti res velik zalogaj?
Vse je odvisno od konteksta, v katerem pošiljate e-pošto. Če pošiljate beležko po e-pošti sodelavcu ali nekaj zapiskov razreda sošolcu, to verjetno ni tako velika stvar. Vendar pa lahko napačna e-poštna prijava pošlje napačno sporočilo. Na primer, če nekomu, ki vam skuša pomagati, pošljete 'Ja, hvala', bi to lahko izgledalo kot posmehljivo ali sarkastično.
Na žalost besedilna sporočila nimajo konteksta, kar pomeni, da vaš prejemnik zlahka dobi napačno predstavo. Pazite torej, kako bo vaš bralec sprejel sporočilo, ki ga pošiljate, ker bo vaš bralec verjetno videl vaš odpis.
Ali naj dodam podpis?
Vsekakor! Če navedete svoje ime, kontaktne podatke in podjetje, bo vaš prejemnik veliko lažje odgovoril na vas v prihodnosti. Da ne omenjam, podpis je splošno sprejet kot simbol nekoga, ki razume, kako deluje e-poštna komunikacija.
Ne premislite
Če ste kdaj prebrali in ponovno prebrali pomembno e-pošto, preden ga pošljete, ta razdelek velja za vas.
Seveda je naravno razmisliti, komu pošiljate e-pošto in zakaj. Če gre za prodajno e-pošto, je najbolje, da pustite pozitiven znak, ki tudi spodbudi odziv. Nekaj, kot je »Veselim se nadaljnjega pogovora z vami« je idealno tukaj. Toda ta stavek na primer ne bi deloval dobro v sožalnem e-poštnem sporočilu.
Čeprav je pošiljanje pomembnega e-poštnega sporočila lahko zastrašujoče, večina ljudi na splošno preleti njihovo e-pošto in vas ob odjavi ne bo preveč sodila.